Il Libro Bianco sulla dematerializzazione dei documenti

La digitalizzazione del 10 per cento dei documenti prodotti porterebbe ad un risparmio di 3 miliardi di Euro l’anno e benefici indotti in termini di efficienza e di miglioramento dei servizi

La gestione dei documenti amministrativi vale oltre il 2% del Pil ed un obiettivo di trasferire appena il 10% dalla carta su supporti digitali, ossia la dematerializzazione, genererebbe un risparmio annuo di 3 miliardi di Euro, ripetibile ogni esercizio successivo. A porre in evidenza la convenienza non solo economica, ma anche in termini di maggiore efficienza e di miglioramento dei servizi offerti ai cittadini e alle imprese, senza entrare nell’aspetto ambientale ed ecologico, è il “Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa”, voluto da Lucio Stanca, ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, e coordinato dal prof. Pierluigi Ridolfi, componente del CNIPA e presidente dello specifico Gruppo di lavoro, e presentato a Milano alla conferenza Omat sulla gestione elettronica.

Secondo un’indagine del CNIPA, ad esempio, nel 2004 nelle sole amministrazioni centrali, e senza tenere conto di settori importanti quali la giustizia dei Tribunali, sono stati prodotti circa 110 milioni di documenti, che hanno innescato 160 milioni di registrazioni di protocollo e 147 milioni di documenti archiviati. Solo per lo smistamento e il protocollo di questa montagna di carte sono state impegnate oltre 55 mila persone (tanti quanti gli abitanti di Cuneo o Agrigento), in 19 mila uffici. Il costo stimato di gestione (trasmissione, protocollo, copia e archiviazione) dei documenti della sola Pubblica amministrazione centrale (Pac) supera i 3 miliardi di Euro, mentre la Pubblica amministrazione locale (Pal) spende non meno di 1,5 miliardi di Euro l’anno.
La gestione del foglio stipendio di 1,5 milioni di dipendenti pubblici costa attualmente oltre 40 milioni di Euro l’anno richiedendo più di 1.100 impiegati. Compiendo una estrapolazione per tutti i 16 milioni di dipendenti italiani, pubblici e privati, il costo supera il miliardo di Euro l’anno. Per questo già nella  Pac è in corso il graduale passaggio al cedolino on-line, che arriva sulla e-mail del dipendente: solo per la riduzione dei costi di carta e oneri di distribuzione fisica delle buste paga si avrà un risparmio di circa 27 milioni di Euro l’anno.
L’attuazione della dematerializzazione è una opportunità rilevante di risparmio e di efficienza non solo per la PA, ma anche per le aziende e per i cittadini tutti riducendo il costo della carta, trasporto, conservazione e ricerca. Soltanto nella Pac la conservazione in magazzino di un solo documento costa 4 centesimi l’anno, mentre quello di ricezione, trattamento e trasmissione è di circa 15 Euro.

Il CNIPA è impegnato a sostenere lo sviluppo della dematerializzazione, puntando non solo ad eliminare i documenti in formato tradizionale ora esistenti negli archivi per sostituirli con registrazioni informatiche, ma anche a far sì che tutte le amministrazioni pubbliche adottino criteri che evitino o riducano enormemente la creazione di nuovi documenti su carta.
Per questo il Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione ha affidato al CNIPA il Progetto “@P@” con un finanziamento di 18 milioni di Euro, per l’avvio di condizioni abilitanti e propedeutiche sul versante normativo e infrastrutturali per la diffusione su larga scala nella PA della comunicazione elettronica (nel 2001 il 30% dei dipendenti pubblici informatizzabili aveva una e-mail, ora sono quasi il 90%); per la creazione di una task force per stimolare le iniziative idonee nella PA, nonché la selezione e il co-finanziamento di 30 progetti in 16 amministrazioni, che hanno interessato al digitalizzazione di 300 procedure, con un investimento complessivo di 50 milioni di Euro.

Tra gli strumenti che più stanno agevolando la dematerializzazione ci sono la firma digitale e la posta elettronica certificata. La prima garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati in modo informatico, al pari della firma autografa per i documenti tradizionali.

Dal Libro Bianco sono emerse sì le luci, (ad esempio, le norme ci sono tutte; c’è un atteggiamento generalmente propositivo dei dipendenti, etc.), ma anche le ombre. “Ci sono ancora freni psicologici e culturali all’abbandono della carta”, ha spiegato Ridolfi, “perché della carta ci si fida, la si vede, la si tocca, oggi c’è e domani ci sarà; mentre il file informatico ha caratteristiche di quasi immaterialità. Qualcuno inoltre ha sollevato problemi di privacy, soprattutto nel settore sanitario. Ma guardando avanti, ci aspettiamo un 2006 ricco di novità: i privati daranno avvio alla dematerializzazione di molti documenti; molte amministrazioni pubbliche, come il Ministero dell’Economia e Finanze, prenderanno decisamente la leadership e faranno da battistrada. Vedranno inoltre la luce molte iniziative del Progetto@P@; altre nasceranno, al centro e nelle periferie. Sarà, insomma, il primo anno in cui si cominceranno a raccogliere i frutti del tanto lavoro fatto negli anni scorsi."





Fonte: pubblicato il


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